Desafios encontrados na adoção de um sistema de informação para gestão documental na área pública: um estudo de caso na Prefeitura Municipal de Porto Alegre

As informações utilizadas e criadas pelo setor público precisam ser gerenciadas efetivamente. O presente estudo objetivou analisar os desafios da adoção de sistemas de informação para a gestão documental na gestão pública no município de Porto Alegre – RS. Trata-se de um estudo qualitativo, por meio de um estudo de caso, com a aplicação de entrevistas semiestruturadas, análise de documentos e observação participante. O conjunto de dados analisados foi composto por entrevistas com os principais atores envolvidos no processo de implantação e com os usuários finais do sistema. A observação de alternativas para uma nova gestão na prefeitura levou à adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), sistema desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente à Prefeitura de Porto Alegre. Os resultados apontam que o SEI atinge objetivos de gestão documental na prefeitura, mas houve desafios para a implantação do sistema na prefeitura, como falta de recursos complementares como máquinas para escancear grandes documentos, bem como houve resistência por parte dos funcionários. Conclui-se que a implantação de sistemas informatizados de criação e gerenciamento de documentos torna a tomada de decisão mais rápida e eficaz e facilita o acesso à informação, por ser totalmente eletrônico e com o acesso em qualquer local, mas cuidados devem ser tomados durante a sua implantação para que se atinja os objetivos visados.